Hoe laat ik medewerkers zelf met oplossingen komen?
Het is een bekend fenomeen voor veel ondernemers en directieleden: je deur staat open en medewerkers lopen continu binnen om problemen ‘over de schutting’ te gooien. Vragen als “Wat moeten we hiermee?” of “Dit werkt niet, wat ga jij eraan doen?” belanden automatisch op de tafel van het MT. Je medewerkers tonen wel betrokkenheid bij de knelpunten, maar laten het bedenken van de oplossing volledig bij de leiding. Het resultaat is dat het managementteam doordraait in de operationele waan van de dag en de rol van brandweerman vervult. Hierdoor blijft er te weinig tijd over om aan het bedrijf te werken, strategische keuzes te maken en de juiste koers voor de toekomst uit te zetten.
Aanleiding
Waarom ontstaat dit patroon? De oorzaak ligt vaak in een historisch gegroeide bedrijfscultuur en ingesleten patronen. Wanneer een leidinggevende in het verleden op elk probleem direct antwoord gaf en de oplossing aandroeg, is het team geconditioneerd geraakt om niet meer zelf na te denken. Het is voor een medewerker immers veiliger en makkelijker om een vraagstuk bij het MT neer te leggen: het kost minder moeite en het risico op het maken van een verkeerde beslissing ligt niet bij hen. Daarnaast ontbreekt het op de werkvloer vaak aan een helder kader over wat de financiële, operationele of commerciële ruimte is binnen een specifieke functie. Zonder duidelijke richtlijnen of vertrouwen voelen medewerkers zich simpelweg niet gemachtigd om zelf beslissingen te nemen.
Achtergrond en uitleg
In de bedrijfskunde wordt dit mechanisme treffend beschreven door William Oncken Jr. en Donald L. Wass in de bekende Harvard Business Review-klassieker ‘Management Time: Who’s Got the Monkey?’. Elk probleem of besluit is een ‘aap’. Wanneer een medewerker met een probleem bij de manager komt en de manager zegt “Ik ga er even naar kijken”, verhuist de aap van de schouder van de medewerker naar die van de manager. Dit leidt tot een blokkade in de capaciteit van het MT. Daarnaast onderbouwt de ‘Self-Determination Theory’ van Deci & Ryan dat duurzame motivatie en eigenaarschap ontstaan wanneer aan drie basisbehoeften wordt voldaan: autonomie, competentie en verbondenheid. Als het MT alle oplossingen dicteert, ontneemt het de medewerkers hun autonomie en het gevoel competent te zijn. Door medewerkers zelf met scenario’s en rekenvoorbeelden te laten komen, stijgt het eigenaarschap op de werkvloer drastisch en verbetert de operationele efficiëntie van de gehele organisatie.
De oplossing en drie tips
De sleutel om deze dynamiek te doorbreken ligt in het veranderen van je eigen reactie als leider. In plaats van antwoorden te geven, ga je vragen stellen en kaders bieden. Je traint je organisatie om niet meer met vragen te komen, maar met uitgewerkte voorstellen inclusief de impact op Verkoop, Financiën en Operatie. Zo transformeer je het MT van een oplossingenfabriek naar een strategisch baken.
- Voer een grondige flightcheck uit op de huidige overleg- en besluitvormingscultuur: Analyseer hoe het MT momenteel reageert wanneer een medewerker een vraagstuk dekt. Breng in kaart welke vragen herhaaldelijk bij het MT belanden en stel vast welke bevoegdheden en budgettaire kaders medewerkers nodig hebben om zelf beslissingen te nemen op de werkvloer.
- Maak gebruik van de regel ‘Geen probleem zonder minimaal twee oplossingen’: Voer als vaste werkwijze in dat een medewerker een knelpunt pas mag agenderen of bespreken als er minimaal twee mogelijke scenario’s zijn uitgewerkt. Laat hen onderbouwen wat de impact van elk scenario is op de kpi’s, de kosten en de bezetting, inclusief hun eigen advies over welke richting gekozen moet worden.
- Maak een helder flightplan voor eigen initiatief en geef rugdekking: Leg in een overzichtelijk flightplan vast welke beslissingen zelfstandig door de teams genomen mogen worden en waar de grens ligt voor MT-escalatie. Geef medewerkers vervolgens de ruimte en de rugdekking om die besluiten ook echt te nemen. Mocht een gekozen oplossing eens niet het gewenste effect hebben, gebruik dat dan als leermoment in plaats van de controle weer naar je toe te trekken.
Zo leert je team zelfstandig te navigeren, krijgt het MT weer de handen vrij om de juiste koers uit te zetten en kan het bedrijf met volle kracht het luchtruim nemen.
Denk je dat hier hulp bij kunt gebruiken? Neem gerust vrijblijvend contact op met Richard van The Co Pilots.